《尽管去做 ——无压工作的艺术》

任务模式的改变:knowledgework

两个目的

  • 抓住所有一切需要处理的事情把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。
  • 训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定

新的情况

  • 工作不再有清楚的界线
  • 几乎每一件事情都可能处理得更加完善,而且现在促成这一切成为现实的信息,已数不胜数、唾手可得。
  • 工作量因需要交换信息增加
  • 工作不断变化

旧的模式和习惯已力不从心

价值观思维模式

  • 在处理每天、每小时的事务时,有很多干扰因素分散了我们的注意力,以致我 们无法集中足够的精力关注更重要的问题
  • 由于个人管理系统方面存在欠缺,引发了一种下意识的抵触情绪,在面对那些 原本棘手的重要项目和目标时,这种情绪阻止了具体行动的实施。结果导致了 更加严重的干扰作用,进一步强化了压力。
  • 一旦阐明了更高一级的水准和价值观,我们原有的标准尺度也随之提升,这使 我们认识到有更多的事物有待转变。对于那些自己原已应接不暇,又不得不应 付的工作我们已经作出了强烈的消极反应。

好的状态

  • 你发挥能量的能力与你放松休息的能力直接成正比。
  • 任何造成你反应过度或不足的事情都可能控制住你,事情往往如此。

问题

  • 人们对自己作出的承诺或者承担的义务不明确,导致了他们承受着重重压力的折磨
  • 任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物,都会盘踞在我们的脑海中,成为悬而未决的问题。
  • 收集所有那些“经常唤醒你模糊 记忆”的事情,然后着手计划如何一一地解决掉
  • 如果这件事总占据着你的头脑,你的思维就会受阻

解决方法

  • 任何一件你认为没有完成的事情,都必须置于一个客观可靠的体系中,或者是我称之为“工作篮”的工具 之中—必须经常回访并且清理它。
  • 你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断:需要采取什么行动 来推动工作的发展进程。
  • 一旦决定了需要采取的行动方案,你必须在某一个你会经常查阅的体系中 安排组织好这些行为的提示信息。

像实干家一样思考问题,像思想家一样付诸行动。

为什么有些事情总是萦绕在你的心头

  • 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么
  • 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么
  • 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。

Stuff: Anything come into your mind but you haven’t get it clear in the real world.

我们需要把所有我们尽力管理的“材料”转化为可以付诸行动的事务。

管理误区

  • 你不可能通过对 5 分钟进行管理,赚取 6 分钟的时间。
  • 你无法对付超载的信息量
  • 你不能管理重要事宜,你只是拥有它们

事情极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成 的。

管理方式

  • 自下而上
  • 横向:保证了所有行动都具有连贯性、逻辑性
  • 纵向:对每个具体的主题和工作所进行的思考

通常,你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。 你没有理由两次产生同一想法,除非你对它情有独钟。

横向管理的五个阶段

收集——加工——组织整理——列入方案——行动

收集

  • 一旦你给某一事物贴上“需要”或者“应当”的标签,它就变成了一件未完成的工作
  • 最大限度地减少收集设备的数量
  • 定期清空收集工具

加工处理

  1. 定义事件
  2. 是否可以付诸行动

若否:
3. 是一些根本没有用的垃圾;目前没有采取行动的必要,但是日后可能需要处理(孵化,酝酿);该信息具有潜在的利用价值,今后也许能够派上用场(参考)。

若是
4. 下一步行动是什么:2min中完成;指派;延迟行动——记录在某一个或者多个清单下

考虑:

  1. 你已经承诺完成哪些工作?需要达到什么样的结果?
  2. 下一步需要采取的行动是什么?

组织管理

  • 视线之外保存他们的辅助性资料
  • 日程表: 将在某一具体的日期或时间里发生的事情;应该即刻予以办理且越早动手越好的事情
  • 三种情况:某一个确切的时间里采取的行动;在某一个确切的日期里采取的行动;在某一个确切的日期里将要获取的信息

选择行动方案的范例

  1. 决策行动的四标准模式:环境;有多少时间;有多少精力;重要性
  2. 评估工作的3标准模式:事先安排好的工作;随时冒出来的事件;定义你自己的工作
  3. 回顾检查的6标准模式:
    • 5万英尺以上:生活
    • 4万英尺:3~5年的展望
    • 3万英尺:1~2年的目标
    • 2万英尺:责任范围
    • 1万英尺:当前的工作
    • 跑道:目前的行动

纵向管理

我们的最终目标是把各种工作和情况赶出你的大脑,但不要丢弃任何具有潜在价值的想法。

自然式计划模式

  1. 定义目标和原则
  2. 展望成果
  3. 集思广益
  4. 组织管理
  5. 明确下一步的行动方案

当你已经忘却了自己的目标,却还一再加倍付出,这就叫做狂热。

工作流

收集——处理——执行——回顾

  • 收集:Inbox
  • 处理:学校计划、个人计划、行动盒子
  • 执行: Flagged,Ritual
  • 回顾: Review,Follow

“工作计划”告诉我目前我所能做的所有事,那些还未开始的工作,不具备条件的工作,分配给别人的工作以及设置了“暂停”情境的任务将不会包含其中,因此也不会被分散注意力。